Le premesse: 3 soggetti diversi e un'unica esigenza, gestire efficientemente prenotazione e accettazione

Il Comune di Crema, Padania Acque (il gestore unico del servizio idrico integrato della Provincia di Cremona) e i medici di famiglia rappresentano tre tipologie di soggetti estremamente diversi, ciascuno con un proprio percorso di prenotazione e accesso ai servizi. Tutti e tre avevano però un’esigenza unica, chiara e condivisa: eliminare le code e “svuotare” le sale d’attesa, normalmente sature a causa del sovraffollamento di persone che si accalcavano per prendere il proprio ticket, restando poi all’interno della struttura per il timore di perdere la chiamata.

L'introduzione del nuovo sistema e la creazione di una “rete cittadina TUPASSI”

Nel 2013 due medici di base sono stati pionieri nell’utilizzo del sistema di prenotazione TUPASSI, seguiti da altri medici del territorio cremasco. Alla fine del 2014 il Comune di Crema ha deciso di utilizzare il sistema e promuoverlo sul territorio. A maggio 2015 Padania Acque è stata la prima azienda di servizi a aderire al progetto e utilizzare TUPASSI per gli sportelli di Crema.

Date le esigenze dei tre diversi soggetti, sono state valutate le differenti specificità operative.

Del resto, anche sul piano tecnico vi sono diversità: il Comune di Crema e Padania Acque hanno un CED e quindi dei server in LAN, a differenza dei medici le cui agende sono state configurate in cloud.

Benefici per l’organizzazione, i professionisti e le persone

Da subito ciascun soggetto della “rete cittadina TUPASSI” ha potuto usufruire dei vantaggi del sistema di accoglienza – basato sulla gestione degli appuntamenti – che ottimizza il tempo di erogazione dei servizi e offre alle persone la possibilità di prenotare sia online che tramite totem.

In particolare, il totem si rivela fondamentale per i cittadini che non utilizzano internet; dà inoltre la possibilità di prenotare servizi diversi: una persona può per esempio prenotare tramite il totem del Comune i servizi di Padania Acque, o viceversa.
Adesso le persone sono sicure che il posto prenotato non verrà cancellato, anche in caso di ritardo – il sistema gestisce con efficienza anticipi e ritardi – ed evitano l’incomodo di spostarsi senza la certezza dell’appuntamento. TUPASSI accoglie inoltre anche chi non ha prenotato e si presenta direttamente presso la struttura per prenotare un appuntamento secondo l’effettiva capacità ricettiva dell’organizzazione.

Ecco come TUPASSI ha eliminato le code agli sportelli.

Su questo primo nucleo di collegamenti (Comune-Azienda-medici), si potranno in seguito anche aggiungere altri soggetti avviando il processo concreto di smart city.