Le esigenze del Comune di Roma

La gestione dei servizi anagrafici era particolarmente critica per il Comune di Roma per via della sua complessità amministrativa e disomogeneità territoriale. Prima dell’introduzione di TUPASSI, le sale d’attesa delle strutture comunali erano regolarmente sovraffollate, piene di persone ansiose di prendere il proprio ticket e mettersi in coda oltre a coloro che si preparavano in anticipo già fuori dagli uffici ancora chiusi.

L’introduzione di TUPASSI per eliminare le code agli sportelli dei servizi anagrafici

Il Comune di Roma ha deciso di introdurre un sistema di accoglienza nuovo, semplice e configurabile per eliminare le code agli sportelli e gestire con maggiore efficienza i servizi anagrafici.

Perciò ha scelto TUPASSI come tool di gestione flessibile ed evoluto.
L’introduzione di TuPassi nell’autunno 2014 ha avviato una sperimentazione di un anno nel Municipio XI. La fase di installazione e attivazione del servizio è risultata semplice e veloce, e in pochi giorni è stata completata l’implementazione del sistema: le configurazioni e l’avvio, oltre alla formazione del personale.

Il grande apprezzamento di TUPASSI ha convinto il Comune di Roma a estendere il servizio di accoglienza a tutti i 15 Municipi nel novembre 2015. Da quel momento TUPASSI è utilizzato per tutti i servizi anagrafici. Nei primi 10 mesi del 2016, sono stati gestiti complessivamente 1.588.000 appuntamenti (84% degli appuntamenti prenotati via totem, 10% via web, 3% via app, 3% tramite operatori).

Benefici per l’organizzazione e le persone

L’introduzione di TUPASSI ha dato grandi benefici per le persone: già dopo un paio di mesi (tempo necessario a prendere confidenza con il nuovo sistema di prenotazione), la sala si è regolarizzata e il flusso di persone si è ottimizzato.
Gli utenti fissano infatti il proprio appuntamento procurandosi agevolmente il “biglietto elimina code” (tramite totem, web, app), arrivano in sala intorno all’ora prevista – senza “intasare” inutilmente la struttura – e confermano al totem la propria presenza in sala. E in caso di ritardo, non c’è nessun problema perché TUPASSI gestisce ottimamente la tolleranza tra anticipo e ritardo. Inoltre, il sistema accoglie anche chi non ha prenotato in anticipo e si presenta presso la struttura per fare la propria prenotazione tramite totem.

A questi vantaggi per gli utenti si lega una maggiore efficienza nell’erogazione dei servizi da parte dei Municipi, che hanno ottimizzato la gestione della propria capacità produttiva, grazie alla possibilità di tarare le agende in tempo reale e gestire ritardi, anticipi, assenze. Sulla base dello SLA (Service Level Agreement) definito dal Comune, l’algoritmo di TUPASSI verifica la puntualità dei servizi e la capacità di erogazione per regolare le disponibilità in modo automatico e in real time.

Next steps: l’estensione del servizio anche alla gestione dei servizi tecnici

L’apprezzamento per TUPASSI – già misurato dall’estensione del servizio a tutti i 15 Municipi di Roma – è stato ribadito anche nella fase di post-vendita, che ha accompagnato la struttura al miglioramento della propria capacità organizzativa.
Alla data attuale si conferma in via di attivazione l’estensione di TUPASSI alla gestione della prenotazione presso gli uffici tecnici.