L'esigenza del Gruppo San Donato: svuotare le sale d'attesa nelle strutture sanitarie
Come è tipico in tutte le analoghe strutture sanitarie, le sale d’attesa negli Ospedali del Gruppo San Donato erano regolarmente piene e sovraffollate: le persone si affrettavano già al mattino presto a prendere il ticket per poter accedere agli sportelli dell’accoglienza dei vari servizi. La loro principale preoccupazione era quella di non riuscire a espletare le funzioni amministrative prima dell’ora di appuntamento in ambulatorio o in reparto. Una volta volta preso il ticket, non si potevano poi allontanare troppo per evitare di perdere il turno, nel caso il proprio numero fosse stato chiamato.
Ecco come è maturata per il Gruppo San Donato l’esigenza di un nuovo sistema di accoglienza, per poter offrire un servizio più efficiente, eliminando le code agli sportelli e ottimizzando le proprie risorse.
Introduzione di TUPASSI: installazione veloce e apprezzamento degli utenti
A ottobre 2014 TUPASSI è stato introdotto per la prima volta presso l’I.R.C.C.S. Policlinico San Donato per la consegna referti e l’accettazione ricoveri (circa 300 appuntamenti al giorno). A breve si è passati a servire anche il laboratorio di analisi (sia gli sportelli di accettazione amministrativa sia la sala prelievi degli infermieri, tra loro automaticamente collegati). I tempi estremamente ridotti di formazione del personale hanno reso molto semplice l’introduzione a pieno regime di TUPASSI in pochi giorni.
TUPASSI è stato grandemente apprezzato dagli operatori e dagli utenti, perché anche chi non ha prenotato riceve da subito un servizio migliore e più sicuro dell’orario.
Dopo un anno di sperimentazione e di valutazione pienamente positiva di TUPASSI, da febbraio 2016 il servizio è stato esteso alla gestione degli sportelli CUP e Radiologia (più di un migliaio di persone servite al giorno).
Verificata la totale affidabilità di TUPASSI nelle diverse condizioni di operatività e nel tempo, il servizio è stato progressivamente introdotto anche nelle altre cliniche del Gruppo San Donato.
Benefici per l’organizzazione e le persone
L’introduzione di TUPASSI ha portato importanti benefici sia per l’organizzazione sia per le persone.
Anzitutto, la struttura ha ottimizzato la gestione della propria capacità produttiva, grazie alla possibilità di tarare le agende in tempo reale (al netto di ritardi, anticipi, assenze).
Con le stesse risorse di prima, gli ospedali operano con maggiore efficienza.
L’organizzazione è ora capace di offrire un servizio migliore rispetto a prima: gli utenti possono scegliere quando verranno serviti, avendo la certezza che il posto prenotato non verrà cancellato, in caso di ritardo o di impegno momentaneo all’interno della struttura sanitaria.
Perché TUPASSI sa gestire la tolleranza tra anticipo e ritardo, oltre ad accogliere anche chi non ha prenotato.
La conseguenza è che non ci si presenta più con eccessivo anticipo in ospedale ma vicino all’ora di appuntamento: ecco perché le sale d’attesa si sono “svuotate” e sono eliminate le code agli sportelli. Ad oggi, gli esami di laboratorio rappresentano il servizio più prenotato, con giorni di anticipo (oltre il 50% di prenotati).
Next steps: l’estensione del servizio
Il grande apprezzamento di TUPASSI – sia della struttura sia delle persone – ha convinto il Gruppo San Donato a estendere il servizio anche alle altre Cliniche del Gruppo: è stato così attivato presso la nuova struttura dell’Ospedale Sant’Anna di Brescia e il Galeazzi di Milano, ed è imminente l’introduzione alle Cliniche Zucchi di Monza.
I passi futuri prevedono la possibilità di prenotare direttamente dal portale anche le prestazioni sanitarie e di effettuarne il pagamento, nonché l’introduzione di kiosk in loco per la prenotazione e il pagamento automatico delle stesse prestazioni.