Le premesse: l'esigenza di eliminare le code agli sportelli
L’esigenza della Ripartizione Tributi del Comune di Bari era quella di eliminare le code agli sportelli per il pagamento di Imu, Ici, Tasi, Tari e tasse sulla pubblicità. Prima dell’introduzione di TUPASSI, l’ente impiegava un sistema “eliminacode” tradizionale con numero progressivo che non consentiva un’adeguata gestione dei flussi all’interno degli uffici.
Ciò si traduceva nel sovraffollamento delle sale comunali e spesso anche dei corridoi antistanti gli uffici, con le persone che si preparavano in anticipo già fuori dall’ingresso della Ripartizione Tributi per timore di non fare in tempo a prendere l’appuntamento.
L’introduzione di TUPASSI come sistema per eliminare le code
Il Comune di Bari ha deciso di introdurre un nuovo tool di prenotazione e accoglienza, intelligente e configurabile, per eliminare le code agli sportelli e gestire con maggiore efficienza i servizi della Ripartizione Tributi.
Terminata con successo la fase sperimentale durata tre mesi, a partire dal 24 maggio 2017 è stato avviato a pieno regime TUPASSI per prenotare il proprio appuntamento tramite internet, app e totem. Il sistema permette infatti di utilizzare strumenti differenti e adatti alle varie tipologie d’utenza: i più giovani potranno comodamente prenotare tramite app, mentre i cittadini meno pratici con la tecnologia riceveranno assistenza in sede per completare la prenotazione direttamente dal totem.
TUPASSI sostituisce completamente il tradizionale numero progressivo con un vero e proprio appuntamento. Tutto ciò è possibile grazie al sistema smart che consente all’ente di ottimizzare la gestione delle agende e dell’accoglienza.
Benefici per l’organizzazione e le persone
L’introduzione di TUPASSI sta già dando benefici tangibili sia ai cittadini sia alla Ripartizione Tributi del Comune di Bari.
Già nella fase di sperimentazione le persone hanno provato con esito ampiamente positivo l’efficienza dei servizi di prenotazione e accoglienza. Il cittadino, anche con molti giorni di anticipo, può fissare l’appuntamento scegliendo con precisione il giorno e l’ora. Di impiego crescente è la prenotazione tramite l’app TUPASSI, con cui fissare un appuntamento comodamente da casa, o mentre si sta aspettando il treno.
Ci si procura il proprio biglietto “eliminacode”, si arriva in sala d’attesa intorno all’ora prevista – senza “intasare” inutilmente la struttura – e si conferma la propria presenza negli uffici tramite totem. E in caso di ritardo, non c’è nessun problema: infatti TUPASSI è concepito per gestire la tolleranza tra anticipo e ritardo. TUPASSI accoglie anche chi non ha prenotato e si presenta presso la struttura per fare la propria prenotazione direttamente dal totem.
La sala regolarizzata e il flusso di persone ottimizzato sono il riflesso dell’efficienza gestionale della Ripartizione Tributi del Comune di Bari. TUPASSI consente di tarare le agende in tempo reale e gestire ritardi, anticipi, assenze, eliminando le code agli sportelli e azzerando qualsiasi disservizio per i cittadini. Ciò si traduce nell’ottimizzazione di tutti i servizi erogati dall’organizzazione.
.